Quantcast
Channel: rechnungsprofi - software, tools & softwareentwicklung
Viewing all 52 articles
Browse latest View live

Digitale Personalakte - Alternative oder sinnvolle Ergänzung zur Akte in Papierform

$
0
0
Die Personalakte als wichtiges Dokument wird für jeden Mitarbeiter in jedem Unternehmen geführt - naja, sollte sie zumindest.

In der Praxis wird es oft mit der Gründlichkeit und Genauigkeit der Personalaktenführung nicht ganz so genau genommen, insbesondere in kleinen oder mittelständischen Unternehmen, die keine eigene Personalabteilung unterhalten und in denen Mitarbeiter oder die Inhaber, Geschäftsführer oder deren Partner sich "nebenbei"um die Lohn-und Gehaltsabrechnung kümmern oder eben auch die Personalakten führen. Da Akten ja schon an sich die Verwaltung von jeder Menge Papier ausmachen, steckt hier auch jede Menge arbeitsintensive Verwaltung dahinter, die Zeit, Geld und Organisation kostet.

Wer mit Vorlagen arbeitet, sich Muster angelegt hat und schon einmal eine Gliederung erstellt hat, wie der Aufbau einer Personalakte vereinheitlicht werden kann, ist schon einmal einen Schritt weiter. Ein wenig Struktur kann nie schaden!

Dennoch früher oder später stehen dicke Ordner in den Regalen oder hängen schicke Hängekarteien in "Reih und Glied" im Aktenschrank. Wird etwas gesucht - und sei es nur für einen Mitarbeiter, so geht das große Aktenschleppen los. Und wehe, wenn sich Daten ändern - und das passiert ja häufig. Dann werden Vordrucke geändert, neu ausgedruckt, abgeheftet usw.

Eine sinnvolle Alternative oder auch Ergänzung zu diesem System ist das Führen einer elektronischen Personalakte zu jedem Mitarbeiter. Denn das spart unglaublich Zeit und Arbeitsaufwand. Hier können die wichtigsten Daten zu jedem Mitarbeiter hinterlegt werden, jederzeit gesucht und mit ein paar Klicks geändert werden, im Idealfall können sämtliche Dokumente zu jedem Mitarbeiter ganz einfach verknüpft und aufgerufen werden (z.B. Verträge, Schriftwechsel, Abmahnungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Prüfungsergebnisse u.v.a.m.).

Weiterhin sind alle benötigten Daten hinterlegt, es können Termine und Erinnerungen für jeden einzelnen Mitarbeiter erstellt werden, Checklisten hinterlegt und Arbeitszeiten geplant werden. Hier sollte gelten: Man nutzt in einer Software, was man benötigt - alles was man nicht benötigt, lässt man außen vor. Nichts ist schlimmer, als sich mit Pflichtfeldern abmühen zu müssen, die man niemals braucht.

Es fehlt Ihnen etwas, was in Ihrem Unternehmen ganz speziell ist? Dann fragen Sie nach Modulen oder nach der Möglichkeit das Produkt anzupassen. Auch hier gilt wieder: Nichts ist schlimmer, als eine halbe Firma zu verbiegen, nur damit man mit einer Software arbeiten kann, die gerade einmal im Ansatz passt.

Wenn dann noch mehrere Bearbeiter bei einer Server- oder Netzwerklösung auf die Daten zugreifen können und ad hoc aussagefähig sind, kann im Grunde nur noch wenig schief gehen. 

Unser Tipp für eine einfach zu bedienende, flexible Softwarelösung im Bereich Personalverwaltung / digitale bezw. elektronische Personalakte:

oder
Kostenlose Demoversionen jetzt hier downloaden und testen:

oder

Und wer im Moment so gar nicht motiviert ist, selbst zu testen und sich lieber entspannt zurück lehnen möchte, dem zeigen wir im nachfolgenden Tutorial die Möglichkeiten zum Führen von Personalakten per Software:








Im "Dschungel" von Downloads, Softwarelizenzen, Datenträgern und mehr scheint mancher verloren zu gehen

$
0
0
Sie lachen? Naja gut - schmunzeln ist erlaubt, aber mehr nicht. Aber wie ist das eigentlich wirklich?


Essen, trinken, die Zähne putzen, etwas downlaoden - Alltag für jeden?

Wir leben in einer Welt  in der wir permanent online sind, umgeben von Downloads, Updates, Programmaktualisierungen von denen wir oft nicht einmal merken, dass sie passieren. Wir laden Musik herunter und Bücher, egal, ob wir an der Bushaltestelle warten, im Stau stehen oder uns nachts um 2:37 das unbändige Verlangen überkommt, einen neuen Roman als E-Book haben zu müssen. All dies sind freie Entscheidungen unsererseits. Wir erkaufen uns Bequemlichkeit und Vorteile mit dem permanenten Onlinesein. Für sehr viele von uns und bei Weitem nicht nur bei der ganz jungen Generation gehören solche Dinge zum Alltag wie essen, trinken, duschen.

Auch für uns als Unternehmen gehört diese Welt fest verankert dazu. Allzu gern nutzen wir jede erdenklich mögliche Technik, die uns das Leben einfacher macht. Auf der anderen Seite: Wir hören auf Kundenwünsche, kümmern uns um deren Vorschläge, Anmerkungen und Wünsche. Kurz und gut: Wir sind im permanenten Kontakt mit unseren Kunden oder Interessenten - sei es per Telefon, Fernsteuerung, Mail, vor Ort, über soziale Netzwerke oder auch ganz einfach das Kontaktformular. Was unsere Kunden bewegt, wird an uns in den meisten Fällen herangetragen. Früher oder später. In der Regel aber immer eher früher.

Im Support: Anfragen, die immer wieder für eine Überraschung gut sind

Dennoch: Man erlebt immer wieder Überraschungen. Vor Kurzem erreichte ein Interessent unseren telefonischen Support mit einer für uns zunächst merkwürdigen Anfrage. Den Wortlaut des Gespräches haben wir an obiger Stelle dokumentiert. Jetzt werden Sie das lesen und wahrscheinlich laut los lachen. Im Prinzip richtig - auch unsere erste Reaktion war ein Schmunzeln. Dennoch hat uns dieser Anruf etwas deutlich gemacht  - ohne jegliche Wertung und ohne jemanden verlachen oder überheblich behandeln zu wollen:

Was man nicht "in die Hand nehmen kann", kann man nicht kaufen?

Längst nicht alle Menschen sind in dieser Welt zu Hause. Für viele ist es völlig UNvorstellbar, was passiert bei Millionen von Daten, die im Millisekundentakt um die Welt düsen. Sie können sich das, was sie NICHT sehen und NICHT in die Hand nehmen können, einfach nicht als etwas mit materiellem Wert vorstellen. In unserem Fall war es der Anrufer, der sich an der CD festklammerte. Denn wenn er eine CD in der Hand hat, dann hat er eben ETWAS in der Hand und nicht "irgendsowas" aus dem Internet. Daher, wo man sowieso "nur betrogen wird und etwas kauft, was man gar nicht wollte und dann ein Abo am Hals hat oder eine Abmahnung". So oder ähnlich ist so manche Denkungsweise - bei den vielen Betrugsversuchen, die täglich öffentlich werden, auch kein Wunder, das manche Ängste groß sind. Unwissenheit macht es da nicht eben leichter. Dennoch auch hier hilft: Ständiges Informieren, genaues Lesen und nicht zuletzt, wie so oft im Leben, der ganz gesunde Menschenverstand.

Ein wenig Begriffliches:

Um die Sache nun abzuschließen: Wenn der eine oder andere vielleicht doch noch unsicher ist - hier ein paar Begriffe einfach erklärt:

  • Download:
"Als Download bezeichnet man in der elektronischen Datenverarbeitung das Empfangen von Daten auf dem eigenen Computer, dem Client, die über ein Netzwerk, meistens das Internet, von einem Server stammen. Auch die übertragenen oder zur Übertragung bereitgestellten Daten selbst werden als Download bezeichnet." (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Download)

  • Datenträger:
"Im engeren Sinne bezeichnet man mit Datenträger oder Speichermedium Medien, die als Datenspeicher dienen
  1. für Unterhaltung (Musik, Sprache, Film etc.), die mit Hilfe elektronischer Geräte abgespielt oder auch gespeichert wird; und
  2. für Daten jeglicher Art (auch Unterhaltung), die von Computern bzw. Computeranlagen oder Peripheriegeräten nur gelesen oder auch geschrieben werden." (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Datentr%C3%A4ger)"
  •  Lizenzen:
Ein Lizenzvertrag ist ein im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) nicht eigens geregelter Vertragstyp. Er wird deshalb auch als Vertrag eigener Art (Vertrag sui generis) klassifiziert. Durch den Vertrag erteilt der Inhaber eines geschützten Rechts dem Lizenznehmer ein definiertes Nutzungsrecht.

Lizenzen werden vor allem für die Nutzung von Patenten, Gebrauchsmustern, Marken, Know-how oder Software erteilt.

Durch Lizenzverträge können einfache oder exklusive (= ausschließliche) Rechte eingeräumt werden. Kernpunkte eines Lizenzvertrags sind die Beschreibung des Lizenzgegenstands, die Festlegung des zur Nutzung freigegebenen Marktsegments bzw. der Marktregion, die Laufzeit, das Entgelt und gegebenenfalls auch Vertragsstrafen. (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Softwarelizenz#Lizenzvertr.C3.A4ge)

Fazit: Auch Dinge, die nicht gegenständlich sind, kann man kaufen, bzw. Nutzungsrechte daran erwerben:

Wir fassen also zusammen: Möchte ein Kunde eine Software erwerben, so erwirbt er hiermit nichts wirklich Gegenständliches (wie eine CD oder einen Datenträger), sondern ein definiertes NUTZUNGSRECHT zum GEBRAUCH eines Programms. Hierbei ist es unerheblich, WIE das Programm / die Software auf dem Firmencomputer landet, egal ob per Download und Installation oder per Datenträger und Installation.

Freilich ist es möglich, sich Installationsprogramme auch per CD (ggf. auch kostenpflichtig) senden zu lassen, sich auf einem eigenen Datenträger zu sichern, falls es einmal eine Neuinstallation geben muss. Dennoch gilt hier insbesondere zu beachten - was passiert bei einer "nackten" Neuinstallation denn wirklich? Was wird aus meinen bestehenden Daten, wie kommen bestehende Daten von einem PC oder Server auf den anderen, darf ich das überhaupt, eine Software auf einen neuen PC übertragen usw. Diese Punkte sollte man auf jeden Fall im Vorfeld mit dem Hersteller abklären. Die CD allein in den Schrank gestellt "für alle Fälle" ist lange kein Kriterium für Sicherheit mehr.
 





SEPA - und was nun? Begriffe und Umsetzung leicht gemacht!

$
0
0
Zu Anfang des Jahres 2014 war es für viele noch(!) eine gute Nachricht: Die Einführung des SEPA-Verfahrens verschiebt sich auf den den 01.08.2014.

Die paar Monate sind im Flug vergangen und alles, was der ein oder andere in Sachen SEPA-Einführung so erfolgreich verdrängt hat, holt ihn jetzt mit Macht ein. Dabei ist es alles gar nicht so schwer, wie man denkt. Die meisten Anwender, die sich von Anfang an auf das neue Verfahren konzentriert haben, sind mittlerweile "alte Hasen" und wissen, wo selbiger langläuft.

Immer wieder geistern jede Menge Begriffe durch Fernsehen, Presse und Internet. Was hat es damit auf sich, wozu sind diese gut? Was muss ich beachten, wenn ich SEPA-Überweisungen tätige oder Rechnungen im SEPA-Lastschriftverfahren einziehe?

Da sitzt nun unser Männchen mit gezücktem Stift, dunkelblaue Gedankenwolken durchziehen sein gemartertes Hirn und es weiß gar nicht, wo es anfangen soll. Jetzt aber los, denn in wenigen Tagen gibt es kein Zurück mehr. Na, da wollen wir ihm doch einfach einmal weiter helfen!

 - Begriffe rund und das SEPA-Verfahren -

Kontonummer und Bankleitzahl: Diese werden im Geschäftsverkehr nun abgelöst durch die

IBAN und BIC: Die IBAN ersetzt die Kontonummer, der BIC die Bankleitzahl. Bis zum 01.02.2016 gilt außerdem für private Bankkunden eine Übergangsfrist noch zur Nutzung von Kontonummer und BLZ.

Die IBAN (International Bank Account Number) scheint auf den ersten Blick eine ellenlange undruchschaubare Nummer zu sein, aber nein - das System einmal angesehen, ist es ganz einfach, denn sie besteht aus einem zweistelligen Ländercode (DE für Deutschland), dann kommt eine zweistellige Prüfziffer, gefolgt von der Bankleitzahl (immer 8-stellig) und der Kontonummer (ggf. auf 10 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt). Fertig ist die IBAN.

Der BIC (Business Identifier Code) dient der weltweit eindeutigen Identifizierung der an dem Zahlungsverkehr beteiligten Banken. Er besteht aus acht oder elf alphanumerischen Zeichen und ist wie folgt untergliedert:4-stelliger Bankcode, 2-stelliger Ländercode, 2-stellige Codierung des Ortes, 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional).

Diese beiden Nummern werden nun grundsätzlich immer gebraucht, egal ob im Onlinebanking oder auch am Bankschalter oder Terminal um Überweisungen zu tätigen oder Lastschriften zu im SEPA-Verfahren zu ziehen. Im Inlandverkehr gibt es noch eine Ausnahme. Die Verwendung des BIC ist hier optional.

Was bedeutet nun SEPA?
SEPA (Single Euro Payments Area) und bezeichnet den einheitlichen europaweiten Zahlungsraum für Transaktionen in Euro. Das Verfahren an sich soll den innereuropäischen Zahlungsverkehr standardisieren und harmonisieren. Damit gilt das SEPA-Verfahren nicht nur im Auslandsverkehr, sondern eben auch im Inland.

SEPA-Überweisungen:
Dies sind Überweisungen, die im aktuellen Verfahren getätigt werden, also unter Verwendung von IBAN und BIC. Sie ersetzen die früheren klassischen Überweisungen mit Kontonummer und Bankleitzahl.

SEPA-Lastschriften:
Dies ist wohl der Bereich, wo sich am allermeisten geändert hat. Denn während früher nur einfach eine Einverständniserklärung zum Lastschriftverfahren unterzeichnet werden musste, hat das Lastschriften ziehende Unternehmen nun viel weitreichendere Aufgaben.

Zunächst benötigt es eine Gläubiger-ID (Gläubiger-Identifikationsnummer):
Diese Nummer kann jedes Unternehmen in Deutschland bei der Bundesbank beantragen. Ist ist ein verpflichtendes Merkmal zur eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers und MUSS Bestandteil einer jeden SEPA-Lastschrift sein.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Mandatsreferenz:
Sie ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen für eine vom Zahlungspflichtigen erteilte Lastschrift-Einwilligung (Mandat). In der Regel eine frei vom Unternehmen vergebene Nummer, die jedes einzelne Mandat eindeutig kennzeichnet. Auch sie ist verpflichtend für jede SEPA-Lastschrift.

Bei den Lastschriften an sich unterscheidet man in  Basislastschrift oder Firmenlastschrift:

Die SEPA-Basislastschrift enthält Elemente vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren. Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren berücksichtigt die Bedürfnisse von Geschäftskunden und ist dem bisherigen Abbuchungsauftragsverfahren ähnlich, wenn auch komplexer.

Weiterhin werden unterschieden: Erst-Lastschrift, Folge-Lastschrift, Einmal-Lastschrift und letztmalige Lastschrift.

Wird mit Einmallastschrift gezahlt, beauftragen Sie einen einmaligen Bankeinzug von einem gewählten Konto. Dies ist beispielsweise so, wenn Ihr Kunde als Zahlungsart Lastschrift gewählt hat und der Kaufbetrag wird einmalig von seinem Konto eingezogen.

Eine Erstlastschrift kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Unternehmen zum ersten Mal IBAN und BIC nutzt, um ein vertraglich vereinbartes Entgelt einzuziehen (Abonnements, Beiträge, Raten usw.)

Auf die Erstlastschrift folgt die Folgelastschrift für alle weiteren abgebuchten  Beträge bis hin zur letztmaligen Lastschrift, die die letzte Abbuchung dieses Mandats kennzeichnet.

Bleibt zum Schluss noch eine Bemerkung zur Pre-Notification:

Die Vorankündigung  oder auch "Pre-Notification" ist  die Information des Zahlers über Höhe und Fälligkeitsdatum durch den Zahlungsempfänger BEVOR der Lastschrifteinzug erfolgt.

Als Vorabinformation gelten verschiedene Möglichkeiten der Mitteilung (z. B. ein Schreiben, ein Brief, eine Rechnung, eine Police, ein Vertrag, Zahlungspläne u.ä.) des Lastschrifteinreichers an den Zahler, die eine Belastung via SEPA-Lastschrift vorankündigt. Diese schriftliche Vorabinformation muss das exakte Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag sowie die Mandatsreferenznummer und die Gläubiger-ID enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen, in dem Fall, dass Betrag und Datum gleich bleiben.

So - das war ziemlich viel an Information. Wer sich über all diese Dinge  nicht so viel Gedanken machen möchte, für den haben wir wie immer an dieser Stelle einen Tipp. Viele dieser Punkte kann einem eine Software erleichtern. Deswegen haben wir eine SEPA-Schnittstelle für Lastschriften und Überweisungen entwickelt, die als praktische Zukaufoption für folgende Produkte erhältlich ist:

  • rechnungsprofi office plus  
  • rechnungsprofi handwerker
  • rechnungsprofi office
  • rechnungsprofi buchhalter
  • rechnungsprofi rechnungseingangsbuch


Und hier wie immer noch unsere Videotipps rund um das Thema SEPA, SEPA-Lastschriften, SEPA-Überweisungen mit rechnungsprofi:

SEPA-Umstellung leicht gemacht:


SEPA-Überweisungen:


SEPA-Lastschriften:






SEPA-Überweisungen für In- und Ausland

$
0
0
Die ellenlangen Nummern nun Pflicht: Aus Konto wird IBAN

Früher war alles besser? Da waren die Kontonummern noch kurz, die Bankleitzahlen auch und da ging alles noch per DTA, wenn man ganz "modern" war und beleglos überwiesen hat. 

Aber wie das so ist - "früher hatten wir noch einen Kaiser", heute auch nicht mehr, dafür haben wir jetzt statt Kontonummer die IBAN, statt der Bankleitzahl den BIC und aus dem ausgedienten DTA-Format wurde im Zuge der Harmonisierung des europäischen Geldverkehrs das SEPA-Format.

Beleglos überweisen im SEPA-Format

Wer schon früher umgangen hat, einzelne Überweisungen auszufüllen oder beim Onlinebanking einzugeben, der hat bis dato noch das DTA-Format benutzt. Manch einer erinnert sich vielleicht noch, wie er vor guten 20 Jahren mit stolz geschwellter Brust täglich einen "Sack voll Disketten" mit Überweisungen bei der Bank abgegeben hat. Dieses Format ist nun im Zuge der endgültigen Umstellung auf das SEPA-System nicht nur wirklich in die Jahre gekommen sondern eben auch veraltet und wird abgelöst durch das SEPA - Format.

Auch mit einer Datei im SEPA-Format können Einzel- oder auch gleich Sammelüberweisungen getätigt werden. Hierzu werden die IBAN und der BIC der Kreditoren herangezogen.

Schnittstellen und Formate

Software mit SEPA-Schnittstellen sollte Einzel- und Sammelüberweisugen sowie Lastschriften im XML-Format ausgeben können. Was neben IBAN, BIC, Kreditorenname und Überweisungsbetrag (Überweisungsbeträge) und Verwendungszweck noch übergeben wird, hängt von der Ausrichtung der einzelnen Schnittstelle ab.

SEPA-Schnittstelle für Jedermann

Egal, ob Handwerker, Gewerbetreibender, Onlinehändler, kleines oder mittelständisches Unternehmen oder Großunternehmen. Die Schnittstellen sind standardisiert, können aber jederzeit auf einen speziellen Bedarf hin angepasst werden.

SEPA zuverlässig und zum kleinen Preis

Zu finden sind SEPA-Schnittstellen als Option in folgenden rechnungsprofi Produkten:

rechnungsprofi office plus
rechnungsprofi office
rechnungsprofi handwerker
rechnungsprofi buchhalter
rechnungsprofi rechnungseingangsbuch

Wir zeigen im folgenden Video, wie SEPA-Überweisungen und Sammelüberweisungen erstellt werden und das einfach, unkompliziert und ohne große Vorkenntnisse oder Schulungsbedarf. Zum Thema SEPA-Lastschriften informieren wir in einem gesonderten Artikel.

Interessiert? Dann einfach kostenlos und unverbindlich testen!





SEPA-Lastschriften für den inländischen und grenzüberschreitenden Verkehr

$
0
0
Bereits seit Anfang 2014 in "Amt und Würden"

So ziemlich alle von Ihnen kennen Sie mittlerweile schon - die Lastschriften im SEPA-Format. Die meisten großen Firmen haben sie zum ursprünglichen Termin Anfang 2014 bereits eingeführt und so tummeln sich diese Lastschriften bereits munter auf unseren Kontoauszügen mit Vorankündigung und Abbuchungstermin - egal ob Geschäftskonto oder Privatkonto.

Bankenverkehr und Liquiditätsplanung

Hier ist als Nebenprodukt der Harmonisierung des europäischen Bankenverkehrs auch noch eine weitere praktische Sache entstanden - nämlich eine viel bessere Liquiditätsplanung. Es ist zeitnah ersichtlich, wenn noch Beträge ausstehen, die vom Konto abgebucht werden.

SEPA- Lastschriften auch für kleine und mittelständische Betriebe

Nun denken Sie sicher, dass ein richtig großer Aufwand dahinter steckt, dass regelmäßig und pünktlich die vereinbarten Beträge vom Konto eingezogen werden. Und vielleicht, ja vielleicht würden auch sie Ihre regelmäßigen vereinbarten Rechnungsbeträge für Ihre Firma oder auch fällige Einmallastschriften gleich an das Onlinebanking übergeben - das wäre doch praktisch, oder?

Jetzt gilt es hier nur eine passende Lösung zu finden, denn: Wer will schon mehr Arbeit haben, als vorher? Genau! Niemand! Und möglichst preisgünstig soll es auch sein, das versteht sich von selbst.

SEPA-Schmittstellen in rechnungsprofi Produkten

Mit der SEPA-Schnittstelle für Lastschriften und Überweisungen (genau: im SEPA-Format) bieten wir eine einfache und kostengünstige Lösung auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese sind erhältlich für die folgenden Produkte:

rechnungsprofi office plus
rechnungsprofi office
rechnungsprofi handwerker
rechnungsprofi buchhalter
rechnungsprofi rechnungseingangsbuch

Wir zeigen im folgenden Video, wie SEPA-Lastschriften gezogen werden und das einfach, unkompliziert und ohne große Vorkenntnisse oder Schulungsbedarf. Zum Thema SEPA-Überweisungen informieren wir in einem gesonderten Artikel.

Interessiert? Dann einfach kostenlos und unverbindlich testen!



Ein frohes Weihnachtsfest!

$
0
0

Es ist wieder soweit, es weihnachtet! In diesem Jahr meint es der Kalender für die meisten von uns gut, er beschert uns einige zusammenhängende freie Tage mehr, als nur das Weihnachtsfest.

Wir wünschen all unseren Lesern, Kunden, Partnern und Netzwerkfreunden, dass sie diese Tage erholsam, besinnlich, mit viel Freude und in guter Gesundheit verbringen können.

Hinter uns alles liegt ein ereignisreiches und arbeitsreiches Jahr mit vielen neuen Erkenntnissen. Wenn sich das Jahr dem Ende neigt, ist immer eine gute Gelegenheit, um ein großes Dankeschön auszusprechen:

 - unseren Kunden, die uns auch in diesem Jahr wieder die Treue gehalten haben und gut mit uns zusammengearbeitet haben,

- all den vielen neuen Kunden, die uns in diesem Jahr Ihr Vertrauen geschenkt haben und die rechnungsprofi-Gemeinde wieder vergrößert haben,

- unseren Kollegen, die fleißig, unermüdlich, pünktlich und stets um fehlerfreie Auslieferung bemüht waren, egal ob es um die Weiterentwicklung unserer Standardsoftware ging oder um die Erfüllung der zahlreichen und unterschiedlichen Wünsche unserer Kunden.

- All denen, die uns zugeliefert haben, uns unterstützt haben und dabei geholfen haben, das das rechnungsprofi-Paket stets eine "runde Sache" ist. All unseren Partnern ein ganz besonderes Dankeschön dafür.

- Last but not least danken wir all unseren Freunden, die sich mit uns durch diverse Netzwerke gewühlt haben, uns unterstützt haben, "gelikt", "geplusst", "retweetet", "gepinnt" und geteilt haben, was wir an Informationen ausgegeben haben. Ihr wart einfach klasse!

In diesem Sinne: Das rechnungsprofi-Team wünscht allen FROHE WEIHNACHTEN!

Ein glückliches neues Jahr - Willkommen 2015!

$
0
0

Und schon wieder ist es soweit - ein neues Jahr beginnt!
Wir denken an das vergangene Jahr, an Freude und Leid, Erfolge und Niederlagen, Fehler, Glücksmomente und vieles mehr. Wir denken an das uns bevorstehende Jahr und wohl  fast jeder fragt sich doch meist so ähnlich wie einst Erich Kästner:

"Wird's besser? Wird's schlimmer?" fragt man alljährlich.Seien wir ehrlich: Leben ist immer lebensgefährlich."(Erich Kästner (1899-1974); dt. Schriftsteller und Drehbuchautor)

Eine Antwort werden wir Tag für Tag erst im Laufe des kommenden Jahres bekommen. Aber ganz ehrlich haben wir viele, wenn auch nicht alle Dinge, selbst in der Hand.

"Die Zukunft soll man nicht voraussehen wollen, sondern möglich machen."Antoine de Saint-Exupéry (1900-1944; frz. Schriftsteller und Flieger)

Deshalb wünschen wir allen Lesern gutes Gelingen bei all Ihren geschäftlichen und privaten Vorhaben, viel  persönliches Glück, Gesundheit, Erfolg und Schaffenskraft.

rechnungsprofi wünscht ein glückliches Jahr 2015!

Es geht ums Geld: Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen

$
0
0













Rechnung ist nicht gleich Rechnung. In vielen Fällen werden einmalige Rechnungen gelegt, mit etwas Glück auch gleich bezahlt und schon ist der Vorgang auch beendet.
 
Wie sieht es aber aus, wenn die Lieferung oder die Erbringung von Teilleistungen aber in einzelnen Abschnitten erfolgt und auch in einzelnen Abschnitten abgerechnet werden? Dann kommen meist Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen ins Spiel. Sie werden auch mitunter alsAkontorechnung bezeichnet. Hier gibt es dann auch mehrere Varianten:

  • einfache Abschlagsrechnungen
  • kumulative Abschlagsrechnungen

Was gibt es grundsätzlich zu beachten?

Nun zum einen natürlich muss die Rechnungsnummer in den fortlaufenden Nummernkreis passen – also egal, ob zuvor eine einfache Rechnung oder eine Abschlagsrechnung geschrieben worden ist, die Nummerierung muss fortlaufend sein, unabhängig von der Rechnungsart.
Weiterhin ist es sinnvoll, die Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen durchzunummerieren, also: 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung, 3. Abschlagsrechnung…oder 1. Teilrechnung, 2. Teilrechnung, 3. Teilrechnung usw. bis hin zur Schlussrechnung. Die Schlussrechnung signalisiert dann den Abschluss, also die letzte Rechnung zu diesem laufenden Projekt oder der laufenden Bestellung.

Einfache Abschlagsrechnung:

Hier werden Teilleistungen bzw. Teillieferungen (oder auch in Kombination) berechnet. Dies kann erfolgen, in dem die erbrachten Lieferungen und Leistungen einzeln detailliert aufgeführt werden oder in Form von vorher festgelegten Pauschalbeträgen berechnet werden. Mit der Schlussrechnung werden dann die letzten noch offenen Lieferungen oder Leistungen berechnet oder der letzte vereinbarte Betrag.

Kumulative Abschlagsrechnungen:

Sie werden auch kumulierte Rechnungen genannt und haben eine andere Grundintension. Bei dieser Art der Rechnungsstellung werden mit jeder neuen Abschlagsrechnung ALLE bisher erbrachten Lieferungen und Leistungen berechnet. Dazu werden die Positionen addiert, die schon in vorhergehenden Rechnungen berechnet worden sind und um die Lieferungen und Leistungen ergänzt, die in der aktuellen Abrechnungsperiode erbracht wurden. Am Ende der jeweiligen Abschlagsrechnung werden dann die bereits gezahlten Beträge abgezogen, so dass sich ein Zahlbetrag ergibt, der im Idealfall der Summe der Lieferungen und Leistungen der Abrechnungsperiode (also der aktuell hinzugekommenen Positionen) entspricht. Dieser Betrag ist der offene Betrag aus der aktuellen Abschlagsrechnung

Zu Abweichungen kann es kommen, wenn der Kunde aus vorherigen Rechnungen Einbehalte getätigt hat, in etwa wegen noch nicht erbrachter Leistungen, bemängelter Leistungen oder aus diversen anderen Gründen.

Beide Formen der Gestaltung einer Abschlagsrechnung sind legitim und werden von Unternehmen zu Unternehmen, aber oft auch von Auftrag zu Auftrag unterschiedlich gehandhabt. Gerade im Baugewerbe gibt es je nach geschlossenen Verträgen oft diverse Nebenabreden und auch zusätzlich Abzüge, wie Sicherheitseinbehalte, anteilige Baustellenversicherung o.ä. Hier ist es sinnvoll, sich mit dem jeweiligen Auftraggeber auch im Vorfeld abzustimmen.

Wie könnte so ein Muster einer Abschlagsrechnung aussehen? Hier ein Beispiel:



Und weil Sie ja gerade im rechnungsprofi-Blog lesen, haben wir natürlich an dieser Stelle unsere passenden Softwareempfehlung. Das Modul Abschlagsrechnung finden Sie in unseren Produkten. Unter den angegebenen Links stehen ausführliche Informationen bereit:

und

Demos hierzu zum Ausprobieren finden Sie hier:

und

Und wer keine Zeit zum Downlaod der kostenlosen Demos hat und sich einfach nur einmal zunächst vorab informieren will, für den haben wir natürlich wie immer auch unser Tutorial:



Standardrechnung, einfache oder kumulative Abschlagsrechnung erstellen - mit rechnungsprofi Office Plus und rechnungsprofi Handwerker leicht gemacht: Auswählen - Eingeben - Ausdrucken - fertig!







rechnungsprofi wünscht frohe Ostern

$
0
0

Bunte Eier, Frühlingslüfte,

Sonnenschein und Bratendüfte;

heiterer Sinn und Festtagsfrieden ....

alles das, sei Euch beschieden!


 In diesem Sinne wünscht das rechnungsprofi-Team frohe Ostern!

Lieferschein und Rechnung - Gemeinsamkeiten, Unterschiede, Pflichtangaben

$
0
0
Muster Lieferschein



Lieferschein und Rechnung - was auf den ersten Blick ziemlich gleich aussieht, ist so ganz und gar nicht das Gleiche. Der Lieferschein ist ein Warenbegleiblatt und KANN ausgestellt werden, eine Rechnung MUSS ausgestellt werden. Das bloße Übersenden eines Lieferscheins, auch wenn er Preise enthält, ersetzt nicht die Rechnung.

Lieferscheine müssen als solche gekennzeichnet sein, in etwa mit der Überschrift "Lieferschein". Pflichtangaben im Gegensatz zur Rechnung gibt es keine, dennoch sollten die nachfolgenden Angaben immer enthalten sein:
  • Name und Anschrift der liefernden Firma
  • Empfängeradresse der Lieferung
  • Lieferdatum
  • Anzahl und Einheit der gelieferten Artikel sowie eine nachvollziehbare Artikelbezeichnung bzw. Artikelnummern
  • Lieferscheine können mit Preisen, aber auch ohne Preise ausgestellt werden

Vorlage Rechnung
Die Ausstellung einer Rechnung hingegen ist an bestimmte Pflichtangaben gebunden. Sind diese Pflichtangaben nicht vorhanden, so kann ein Kunde die Umsatzsteuer aus der ausgestellten Rechnung nicht geltend machen. Und wer möchte schon Ärger mit dem Finanzamt oder ständigen Klärungsbedarf mit seinem Steuerberater oder seiner Buchhaltung?

Auf eine Rechnung, egal, ob es sich um eine Abschlagsrechnung oder eine einfache Rechnung handelt, gehören immer die folgenden Pflichtangaben:

  • vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers (Lieferfirma),
  • vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde),
  • Rechnungsdatum
  • Steuernummer des Rechnungsstellers alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung mit nachvollziehbare Beschreibung für das Finanzamt
  • der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistungserbringung
  • eventuelle Nachlässe (Skonti, Rabatte etc.)
  • die Höhe der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweilig gültigen Steuersatz (in %) sowie die anfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).
  • Bei Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sind diese gesondert ausweisen 
Vorlage erste Abschlagsrechnung

Muster zweite Abschlagsrechnung

Muster / Vorlage / Beispiel Schlussrechnung
Abschlagsrechnungen sind noch einmal Sonderfälle, denn hier werden Lieferungen oder auch Leistungen abgerechnet - je nach Vereinbarung oder Vertrag - bei denen die VOLLSTÄNDIGE Leistungserbringung oder Lieferung noch nicht erfolgt ist.

Welche Pflichtangaben gelten nun hier?

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und  Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
  • bei Anzahlungen: den Zeitpunkt der Zahlung
  • bei Endrechnungen: Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
  • wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen: Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach einzelnen Umsatzsteuersätzen
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag, ggf. auch unter Angabe von Steuerbefreiungen (wenn Umsatzsteuer =0)
  • bei Leistungen innerhalb der EU: die Umsatzsteuer- Identifikationsnummerdes leistenden Unternehmers UND auch  des Leistungsempfängers
Bei Abschlagszahlungen müssen bereits geleistete Zahlungen aufgeführt werden und die Rechnungen entsprechend als Abschlagsrechnung oder Teilrechnung betitelt werden.

Einer oder mehreren Abschlagsrechnungen muss zwangsläufig immer eine SCHLUSSRECHNUNG folgen. Dies erfolgt in der Regel nach vollständiger Ausführung der Lieferung oder Leistung.

Bei mehreren zuvor angefallenen Abschlagszahlungen ist es durchaus ausreichend, wenn der Gesamtbetrag der vorausbezahlten Rechnungsbeträge und die Summe der darauf entfallenden Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden.

Sie wollen Lieferscheine, Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen auf einfache Weise erstellen - dann testen Sie hier unverbindlich und kostenlos unser Produkte für Faktura und Auftragsabwicklung - mehr Informationen hier:
 

Liebster Award - 11 Fragen und Antworten zum Thema bloggen

$
0
0

Eine nette Idee macht die Runde: Blogger befragen Blogger zum Bloggen :-)

Vor einigen Tagen klopfte es an unsere virtuelle Tür und schwupps, hat uns doch die Tina Gallinaro  von Extrawerbung Social Media Betreuung nominiert für den Liebster Award.

Nun fragt sich sicher so manch einer, was das denn nun wieder ist. Genauso ging es mir auch. An dieser Stelle zitiere ich einmal, was Tina Gallinaro schreibt, denn besser kann man es nicht erklären:

"Liebster Award ist eine Blogartikelserie, in der sich Blogger gegenseitig 11 Fragen stellen und weitere Blogs mit neuen Fragen nominieren. Das Ziel ist die Vernetzung untereinander und die Leser können so mehr über die Blogger und deren Beweggründe erfahren."

Wenn man so will, handelt es sich um eine Blogparade der besonderen Art.

Die 11 Fragen, die sie uns gestellt hat, haben wir nachfolgend "artig und gewissenhaft" beantwortet, vielleicht habt Ihr Euch die eine oder andere Frage auch schon gestellt:


1. Wann hast du mit dem Bloggen angefangen und was war der eigentliche Auslöser für dich, einen eigenen Blog zu entwickeln?


Mit dem Bloggen habe ich im Jahr 2010 angefangen. Auf unseren Websites beschreiben wir ja ausführlich  die Funktionen unserer einzelnen Softwareprodukte. Doch es fehlte immer die Möglichkeit, auch Informationen „rechts“ und „links“ davon zu hinterlegen, ohne die Firmenseiten zu überfrachten und die Besucher mit Informationen zu überfordern. Bloggen war damit eine gute Möglichkeit, eine weiter führende Informationsquelle anzubieten.

2.Wenn du mit deinem Blog nochmals von vorne beginnen wolltest: Was würdest du anders machen?

Aus heutiger Sicht würde ich mich sicher mehr um Designfragen kümmern, zur Zeit des Starts ging es fast ausschließlich um das Ausprobieren des Bloggens und um das Bereitstellen von zusätzlichen Informationen.

3.Was denkt deine Familie/dein Partner über deinen Blog?

Alle sind sehr interessiert und gespannt auf einen Beitrag. Wenn ein neuer Blogpost online geht, wird er natürlich von allen auch gleich vom gesamten privaten Umfeld „begutachtet“, dabei auch kritisiert, gelobt und mit Verbesserungsvorschlägen nicht gespart. Es ist immer gut, auch die Meinung von Außenstehenden zu hören, die die Themen ja wie ein wirklicher Leser betrachten und nicht aus der Sicht des Verfassers.

4. Wie viel Zeit verwendest du für deinen Blog?

Dies ist sehr unterschiedlich und stark themenabhängig. Es kann vorkommen, dass einmal mehrere Beiträge in einem Monat erscheinen, dafür können auch einmal ein paar Wochen vergehen, wo kein neuer Beitrag erscheint. Oft ist weniger mehr. Ein „gekrampfter“ Artikel sollte lieber nicht erscheinen. 

5. Wie sehr hat das Blog Schreiben dein Leben beeinflusst? 

Nicht dramatisch mit der Ausnahme, dass auch der Blog nun seit Jahren an meiner Zeit „knappst“. 

6. Wie kommst du zu den Ideen deiner Beiträge?

Dies ist sehr unterschiedlich. Zum einen inspirieren mich Fragen der Kunden, insbesondere, wenn sie häufiger auftreten und eindeutig Erklärungsbedarf besteht. Zum anderen können es auch neue gesetzliche Regelungen sein oder natürlich auch Fragen, Tipps & Tricks rund um die Software, deren Features und Handhabung.

7. Wie viel Zeit investierst du in jedem Beitrag?

Ein intensiv bearbeiteter Beitrag, inklusive Text, Bebilderung und Video kann gut und gern 1 bis 1,5 Tage dauern, manchmal auch länger. Kleinere Beiträge oder Feiertagsgrüße sind auch schon schneller erstellt.
  
8.Was ist deine wichtigste Botschaft beim Bloggen?

Information. Es wird ja so gern das Wort „Mehrwert“ verwendet, was in meinen Augen irre führend ist. Als Leser sucht man Informationen und bekommt sie oder man stößt zufällig darauf. Ob die Informationen für den einzelnen Leser hilfreich sind, hängt immer von der Position des Lesers ab.

9. Warum sollten Unternehmen überhaupt bloggen?


Bloggen ist eine schöne Möglichkeit, sich außerhalb der relativ starren Regeln von Websites auch etwas menschlicher und informativer zu präsentieren, Informationen und Hinweise zur Verfügung zu stellen, sich mit Kommentaren auseinandersetzen und so auf einem weiteren Weg auch Anregungen von Kunden und Interessenten zu erhalten. Vielleicht auch von denjenigen, die nicht unbedingt eine E-Mail schreiben möchten oder zum Telefon greifen.

10. In welchen sozialen Netzwerken bist du und welches gefällt dir am besten?

Unterwegs bin ich auf Google Plus, Facebook, Pinterest, Twitter, Youtube, Blogger und einigen anderen kleineren Netzwerken. Am effektivsten und mit der größten Reichweite der Beiträge arbeite ich mit Google Plus und Youtube. 

11.Wie werden Menschen auf deinen Blog aufmerksam oder anders gefragt: Wie sorgst du für die Verbreitung deiner Beiträge?

Viele Menschen kommen über die Suchmaschinen, insbesondere Google auf meine Beiträge. Antworten auf Suchanfragen, die in den Beiträgen beantwortet werden, sind immer gute Treffer für die Blogbesucher.Weiterhin werden neue Beiträge natürlich auch über Google Plus, Facebook, Twitter oder Pinterest geteilt. Besonders erfreulich ist es dabei immer, wenn die Beiträge für informativ empfunden werden und dann durch andere Netzwerker weiter geteilt.

So nun ist es aber an der Zeit, dass wir andere mit unseren Fragen "löchern" :-)

Wir nominieren:


- Fortsetzung folgt in Kürze -

Uns weil wir auch ein wenig neugierig sind, sind dies die 11 Fragen, die wir an die nominierten stellen:

1.       Wie bist Du auf die Idee gekommen, mit Deinem Blog zu beginnen?
2.       Betreibst Du einen oder mehrere Blogs?
3.       Bloggst Du als Unternehmen oder eher auf privater Basis?
4.       Woher nimmst Du die Inspiration für Deine Beiträge?
5.       Gibt es einen bestimmten Rhythmus, in welchem Du Deine Beiträge veröffentlichst?
6.       Was sind für Dich die wichtigsten Instrumente, um auf Deine Beiträge aufmerksam zu machen?
7.       „Hand auf’s Herz“: Schreibst Du Deine Beiträge immer nur rein themenbezogen oder versuchst Du manchmal auch „suchmaschinenfreundlich“ zu schreiben?
8.       Gibt es einen Beitrag, auf den Du besonders viel Mühe verwendet hast und der Dir ganz besonders am Herzen liegt?
9.       Bist Du mit anderen Blogs vernetzt und hältst Du dies für sinnvoll?
10.   Welche Eyecatcher verwendest Du am liebsten? (z.B. Bilder, formatierte Schrift, Videos, Piktogramme, Infografiken…)
11.   Achtest Du beim Veröffentlichen Deiner Beiträge auf bestimmte Daten oder Uhrzeiten oder veröffentlichst Du „so, wie es kommt"?






Urlaub, Geschäftsreise oder Homeoffice - rechnungsprofi Software von unterwegs nutzen

$
0
0

















Des einen Freud ist des anderen Leid. Oder anders gesagt, jeder Vorteil bringt auch einen Nachteil mit sich. Hier sucht man dann automatisch nach Lösungen.

Buchhaltungsdaten, Rechnungswesen, Personaldaten, Zahlungsvorgänge, die eigene Fakturierung oder auch das Mahnwesen - alles Daten, die man gern schützt und schützen muss.

Unsere Kunden schätzen, dass Ihre Daten lokal im Netzwerk, auf dem Firmenserver oder auf den PC's der Büros direkt gespeichert sind, es keinen Fremdzugriff des Softwareanbieters auf die Daten gibt und man selbst jederzeit seine Daten sichern kann.

Was aber, wenn man unterwegs ist? Oft möchte man schnell ein Angebot erstellen, einen Zahlungslauf machen, die offenen Rechnungen und Zahlungseingänge überwachen, die Arbeitszeiten oder Fehlzeiten des Personals einsehen oder man benötigt ganz einfach nur Kontaktdaten vom Kunden oder Lieferanten. Wie komme nun ich an meine Software, während ich auf den Flieger warte, auf dem Bahnhof sitze, beim Kunden bin oder vielleicht auch entspannt am Strand oder auf der Couch liege?

Auch hierfür gibt es eine Lösung: Sogenannte Remote Control Software, auch Fernsteuerungssoftware oder Remote Tools genannt. Je nach Funktionsumfang der gewählten Software, lassen sich von jedem PC dieser Welt aus, auch von mobil ins Internet eingeloggten Rechnern, Fernzugriffe auf die eigenen  PC's / den eigenen Bürorechner oder auch den / die Server herstellen.

Möglicherweise kennen Sie dies schon von unserem Support oder Ihren IT-Betreuern bzw. dem Support anderer Softwareanbieter. Das Prinzip ist hier das Gleiche - meist loggt sich Ihr gegenüber mit einem vom System generierten Benutzernamen, einer ID oder einem Passwort bei Ihnen nach Aufforderung ein und löst das Problem. Den gleichen Vorgang können Sie auch für sich selbst nutzen, indem Sie für SICH und NUR FÜR SICH einen Remotezugang mit eigenem Passwort einrichten.

Jetzt brauchen Sie nur noch ein PC, ein Tablet, ein Notebook oder Telefon und natürlich einen Internetzugang, egal ob fest oder mobil. Und schon können Sie von unterwegs, egal, wo Sie sind auf Ihren Bürorechnern arbeiten.

Natürlich gibt es hier diverse Tools, kostenpflichtige, kostenlose oder teils kostenlose. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Grundversion für gelegentliche private Nutzung an oder für den kommerziellen Gebrauch auch Kaufmodule, die preismäßig je nach Funktionsumfang gestaffelt sind.

An dieser Stelle zwei Empfehlungen unsererseits:

1. TeamViewer

Mehr Informationen hier: https://www.teamviewer.com/de/

2. AnyDesk:

Mehr Informationen hier: http://anydesk.de/remote-desktop#content

Übrigens: Man kann auch gemeinsam an einem PC arbeiten, wenn man über Remote Software miteinander verbunden ist.

Es gibt noch viele weitere Anbieter - einfach einmal ausprobieren und schauen, welches Produkt mit welchem Preis- / Leistungsverhältnis das Richtige ist. So bleiben Sie auch mobil mit Ihrer rechnungsprofi-Software und natürlich auch allen anderen installierten Anwendungen verbunden.

Frohe Weihnachten

$
0
0

Weihnachten steht vor der Türe und ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende.

Zum Jahreswechsel wünschen wir die Stille für den Blick nach innen und vorne, um mit neuen Kräften, Mut und Tatkraft die richtigen Entscheidungen im neuen Jahr treffen zu können.

Mit diesem Weihnachtsgruss verbinden wir unseren Dank für die vertrauensvolle und angenehme Zusammenarbeit in diesem Jahr.

Wir wünschen Ihnen und Euch, Ihren Mitarbeitern und Angehörigen eine besinnliche Adventszeit, ein friedvolles Weihnachtsfest und für das neue Jahr Gesundheit, Zufriedenheit und Erfolg.

Herzlichst,

Ihr rechnungsprofi-Team


Neue Rechnungsnummer mit rechnungsprofi nach Jahreswechsel

$
0
0
Vom Finanzamt streng gefordert und kontrolliert: Die fortlaufende Rechnungsnummer. Ein wichtiges Merkmal einer Rechnung.
Im Idealfall übernimmt diese fortlaufende Nummerierung eine Software. Dies schränkt mögliche Fehlerquellen ein und es muss bei der Fakturierung nicht ständig nachgeschaut werden, was denn eigentlich nun die letzte Nummer war, doppelte Vergabe von Nummern natürlich ebenfalls ausgeschlossen.
Was tut man aber nun, wenn das Kalenderjahr zu Ende ist? Mit der Nummerierung wieder bei  „1“ beginnen, noch alte Rechnungen für das alte Jahr „nachschreiben“ oder die Nummerierung des alten Jahres einfach fortsetzen? Egal, was man vorhat: die Nummerierung muss fortlaufend sein.
In der Software rechnungsprofi gibt in allen Produkten zu allen drei möglichen Anforderungen die passende Option:
·         Startnummerierung grundsätzlich fortsetzen, ohne jemals einen Jahreswechsel zu berücksichtigen, oder
·         Im neuen Jahr die Nummerierung wieder bei „1“ beginnen, mit dem vorangestellten Kalenderjahr, oder
·         Die Nummerierung des Vorjahres fortsetzen bis alle Rechnungen geschrieben sind und dann mit einer neuen Rechnungsnummer beginnen.
Klingt kompliziert? Nein – ist es nicht. In unserem Video zeigen wir, was sich unser Entwicklerteam hat einfallen lassen, damit die Rechnungsnummerierung in jedem Fall ein Kinderspiel ist und nicht zur Stolperfalle wird:

Einfach mal probieren? >>>Dann finden Sie hier alle Demos kostenlos zum Probieren. Einfach downloaden und mit eigenen Daten testen!
Noch nicht sicher, welche Software für Sie die richtige ist? >>> Dann schauen Sie einfach einmal die Versionsvergleiche durch. Alle Funktionen im Überblick!
Das Passende Tool gefunden? >>> Dann geht’s hier in den Shop!
Übrigens: Alle Preise sind einmalig OHNE laufende Updatekosten und OHNE Jahresgebühr! Das lohnt sich!
               
Info:    http://www.rechnungsprofi.eu
Shop:  http://www.rechnungsprofi.net




Rechnungen – richtig fakturiert ist schon halb bezahlt

$
0
0


Eigentlich - ja eben eigentlich -  meint man alles richtig gemacht zu haben und dennoch werden Rechnungen nicht pünktlich bezahlt oder zurückgewiesen. Das kann zum einen an schlechter Zahlungsmoral oder übler Trickserei des Kunden oder Auftraggebers liegen, zum anderen aber auch daran, dass eine Rechnung einfach nicht richtig oder gesetzeskonform erstellt worden ist.
Nun fragt man sich, so schwer kann das ja wohl nun nicht sein?! Ist es auch nicht, dennoch hat der Gesetzgeber einiges vorgegeben, was es einzuhalten gilt. Hinzu kommen oft noch spezielle Vertragsvereinbarungen mit dem Kunden oder Auftraggeber, so dass mit etwas Pech die Rechnung aus mehr Pflichtangaben als eigentlich berechneten Positionen besteht.
Worauf muss man denn nun achten? Beginnen wir mit den

Pflichtangaben:

Diese müssen unbedingt auf jeder Rechnung enthalten sein, egal, ob es sich um eine normale Rechnung, Teilrechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung handelt. Also immer überprüfen, ob meine Rechnung die folgenden Angaben enthält:
  • vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers (Lieferfirma – meine Firma),
  • vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde bzw. Auftraggeber),
  • Rechnungsdatum
  • Steuernummer des Rechnungsstellers alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung mit nachvollziehbarer Beschreibung für das Finanzamt
  • der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistungserbringung
  • eventuelle Nachlässe (Skonti, Rabatte etc.)
  • die Höhe der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweilig gültigen Steuersatz (in %) sowie die anfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).
  • Bei Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sind diese gesondert ausweisen.
·         Rechnungen zwischen Partnern im EU-Raum (Reverse-Charge-Rechnungen): Unter Angabe der Umsatzsteueridentifikations-nummer des Kunden (Geschäftskunden, nicht Privatkunden) und der Lieferfirma (meine Firma) auf der Rechnung kann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer (MwSt. = 0) ausgestellt werden. Hierbei geht die Steuerlast auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig ist, dass in diesem Fall der sogenannte Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung erscheint. Dieser lautet so oder ähnlich: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Neben den normalen Rechnungen werden häufig auch Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen(auch Akontorechnungen genannt) sowie Schlussrechnungengelegt. Welche Angaben sind hier nun ein absolutes Muss?
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und  Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
  • bei Anzahlungen: den Zeitpunkt der Zahlung
  • bei Endrechnungen: Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
  • wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen: Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach einzelnen Umsatzsteuersätzen
  • den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag, ggf. auch unter Angabe von Steuerbefreiungen (wenn Umsatzsteuer =0)
  • bei Leistungen innerhalb der EU: die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers UND auch  des Leistungsempfängers
Bei Abschlagszahlungen müssen bereits geleistete Zahlungen aufgeführt werden und die Rechnungen entsprechend als Abschlagsrechnung oder Teilrechnung betitelt werden.

Einer oder mehreren Abschlagsrechnungen muss zwangsläufig immer eine SCHLUSSRECHNUNGfolgen. Dies erfolgt in der Regel nach vollständiger Ausführung der Lieferung oder Leistung.

Bei mehreren zuvor angefallenen Abschlagszahlungen ist es durchaus ausreichend, wenn der Gesamtbetrag der vorausbezahlten Rechnungsbeträge und die Summe der darauf entfallenden Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden.





Pflichtangaben auf Grund von Verträgen:
Hier gibt es in der Regel Vereinbarungen mit dem Kunden bzw. Aufraggeber über Angaben, die jede Rechnung enthalten muss. Dies können z.B. sein: Auftragsnummer des Kunden, Projektnummer des Kunden und / oder des Auftragnehmers, Kassenzeichen, Aufgliederung des Lieferungen und Leistungen laut Leistungsverzeichnis, Leistungsort, Bautagebuchnummer, Aufmassnummer u.v.a. mehr. Hier sollte man den bestehenden Vertrag ausreichend studieren


Nachlässe auf Rechnungen:



Rabatte:
Häufig werden auf einzelne Positionen oder auf eine Gesamtrechnung vorher vereinbarte Rabatte vergeben. Diese sind ebenfalls gesondert auszuweisen.



Skonto / Skonti:
Skonti werden in der Regel im Vorfeld vereinbart und werden auf den Gesamtrechnungsbetrag ausgewiesen sowie mit einem Zahlungsziel für das Skonto verknüpft (z.B. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen, 10 Tagen usw.)  Hierbei handelt es sich um einen Nachlass auf den Rechnungsbetrag, wenn der Kunde / Auftragnehmer vor der Endfälligkeit der Rechnung (Zahlungsziel) innerhalb weniger Tage die Rechnung quasi vorfristig zahlt.



Weitere Sonderfälle bei Ausweis der Umsatzsteuer:
Kleinunternehmerregelung:
Einige Firmen unterliegen auf Grund des relativ geringen Umsatzes der sogenannten Kleinunternehmerregelung. Diese Unternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen daher auf den Ausweis und die Abführung von Umsatzsteuer verzichten, sind dann aber auch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen.



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG:
Hier geht bei bestimmten Leistungen die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über, sofern dieser Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Es wird also die Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auf den Leistungsempfänger verlagert. Hierbei wird neben allen Pflichtangaben auch ein Hinweissatz auf der Rechnung bezüglich der Umsatzsteuerlast fällig, welcher in etwa so formuliert werden kann: „Die Umsatzsteuer schuldet der Auftraggeber nach § 13b Abs. 2 UStG.“



Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei Rechnungen im innergemeinschaftlichen Verkehr (Reverse Charge):
Wie oben schon beschrieben handelt es sich hierbei um folgendes: Die Steuerlast geht auf den Leistungsempfänger (also den Kunden) über und muss in seinem EU-Land angemeldet werden. Wichtig: Der Reverse-Charge-Vermerk auf der Rechnung, welcher so oder ähnlich formuliert sein kann: „REVERSE CHARGE: Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.“



Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs:

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist darauf zu achten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen. ( Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer oder Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).

Reiseleistungen

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderre-
gelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14 a Abs. 6 UStG). Dafür muss die folgende Formulierung auf der Rechnung zu finden sein:  "Sonderregelung für Reisebüros".

Differenzbesteuerung

Bei der Differenzbesteuerung miss in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechen-
den Sonderregelungen nach § 25a UStG hingewiesen werden (§14a Abs. 6 UStG). Hierfür sind ja nach Umstand die folgenden Hinweise verpflichtend: "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" ,"Kunstgegenstände/Sonderregelung oder "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung"

Wie man sieht, es nun doch gar nicht so einfach, eine rechtlich korrekte Rechnung zu erstellen. Das sie rechnerisch richtig sein muss, steht sowieso außer Frage.
Wenn auch die wenigsten Gewerbetreibenden von den vielen möglichen Sonderregelungen tatsächlich betroffen sind, so ist es immer ratsam, sich auch mit seinem Steuerberater abzustimmen und die einzelnen Sonderfälle finanztechnisch und buchhalterisch richtig zu handhaben.
Denn vergessen wir eines nicht – das Wichtigste an einer Rechnung ist, dass sie bezahlt wird. Denn Dies macht den Sinn uns Zwecks jedes unternehmerischen Seins aus. Ein wichtiger Schritt hierzu ist ganz einfach, dass die Rechnung an sich schon einmal korrekt ist.





rechnungsprofi - von der Einzelplatzversion zur Client- /Servervariante

$
0
0




Jeder fängt einmal an und oft erst einmal klein. Von der Excelliste zu einem "richtigen Programm" - prima, jetzt werden die Daten schon einmal richtig aufbereitet, gespeichert und komfortabel ausgewertet.


Meist kommt es dann zum nächsten Schritt. Eine der am häufigsten an uns gestellte Fragen:

Kann ich denn mit meinem Programm auch mit mehreren Kollegen gleichzeitig arbeiten? Können mehrere Mitarbeiter zugreifen?

Die Antwort ist ja. Man steigt ganz einfach von einer lokalen Variante auf eine Client-/Servervariante um.

Was braucht man dazu?

Nun wie der Name schon sagt, mehrere Client-PC's (also die Computerarbeitsplätze, auf denen die Mitarbeiter regulär arbeiten) und einen Server für die Ablage der zentralen Serverdatenbank. Dabei muss es nicht immer ein Server sein, auch vernetzte PC's mit einem für die entsprechenden Nutzer freigegebenen Verzeichnis tun den gleichen Dienst.

Natürlich kann man auch auf einem Terminalserver arbeiten. Auch das ist möglich.

Wie machen wir "Sie" netzwerkfähig?

Wir erstellen aus Ihrer lokalen Softwarevariante eine Client-/ Serverversion. Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Programmteil lokal installiert und dieser wird dann ganz einfach von allen Arbeitsplätzen mit der Serverdatenbank verbunden. So können dann mehrere Mitarbeiter gleichzeitig (je nach Anzahl der erworbenen Netzwerklizenzen) arbeiten und greifen alle auf den gleichen Datenbestand zu. Einfacher geht es nicht.

Aber Achtung! Wer jetzt denkt, er kopiert eine Datenbank mal eben einfach auf den Server und legt Verknüpfungen, der kommt nicht weiter. Bei einer solchen Variante hat immer nur ein Mitarbeiter Programmzugriff, was ja nicht Sinn der Sache ist. Für eine Mehrplatzvariante müssen zwingend eine Serverversion und die entsprechenden Clientversionen vorhanden sein.

Ist diese Installation schwierig?

Nein. Die Installation einer gekauften oder erweiterten Netzwerkvariante ist ganz einfach. Sie können diese selbst nach unserer Anleitung oder durch Ihren Netzwerkadministrator durchführen lassen. Auf Wunsch steht Ihnen natürlich auch unser Support zur Verfügung.

Sind alle rechnungsprofi-Programme netzwerkfähig?

Ja, sofern Sie der jeweiligen aktuellen Produktreihe sowie der Vorgängerproduktreihe angehören.

Was mache ich, wenn meine Version noch älter ist?

Wir beraten Sie gern zum Umstieg auf eine aktuelle Version. 

Was passiert mit den Daten, die ich bisher eingegeben habe?

Sie bleiben natürlich erhalten. 

Noch Fragen?

Unser Support hilft Ihnen gern weiter.

https://www.rechnungsprofi.eu/kontakt/


 

Frohe Feiertage und einen angenehmen Ausklang des Jahres

$
0
0
Weihnachten steht vor der Türe und ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende.

Zum Jahreswechsel wünschen wir Ihnen die Stille für den Blick nach innen und vorne, um mit neuen Kräften den Mut für die richtigen Entscheidungen im neuen Jahr treffen zu können.

Mit diesem Weihnachtsgruß verbinden wir unseren Dank für die vertrauensvolle und angenehme Zusammenarbeit in diesem Jahr.

Wir wünschen Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Angehörigen ein friedvolles Weihnachtsfest und für das neue Jahr Gesundheit, Zufriedenheit und Erfolg bei allen neuen Projekten.

Herzliche Grüße vom

rechnungsprofi Team






Ein glückliches 2017

$
0
0
Wir freuen uns auch in diesem Jahr wieder auf viele spannende Projekte und wünschen allen Lesern Gesundheit, Erfolg und persönliches Glück.

Auf ein gemeinsames gutes neues Jahr!

Das rechnungsprofi-Team

2017 - neue Regelungen für Minijobs

$
0
0
Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erfassen - ganz klar.
Gleiches gilt auch für Unternehmen, die geringfügig beschäftigte Mitarbeiter angestellt haben, die also sogenannte Minijobs ausführen.

Seit Januar 2017 gelten neue Mindestlöhne. Unternehmen, die Minijobber beschäftigen, ganz gleich ob einen oder mehrere, unterliegen bestimmten Aufzeichnungspflichten.

Erfasst werden müssen:

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Dauer der täglichen Arbeitszeit
Alle diese Aufzeichnungen müssen bis zum 7. Werktag erfasst sein und unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von mindestens 2 Jahren.

Natürlich bedeutet dies zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die betroffenen Unternehmen. Um sich die Arbeit zu erleichtern, empfehlen wir die Verwendung einer Software, die die Erfassung und Aufbewahrung der Daten erleichtert und gleichzeitig für Mitarbeiter und Unternehmen die Übersicht über geleistete Stunden, Fehlzeiten, Überstunden oder gar Kranken- und Urlaubstage bewahrt.

Eine mögliche Softwarelösung bieten wir mit dem Programm "rechnungsprofi Personalverwaltung und Zeiterfassung".

Ausführliche Informationen unter:
https://www.rechnungsprofi.eu/produkte/personalwesen-zeiterfassung/rechnungsprofi-personalverwaltung-zeiterfassung/

Download einer kostenlosen Demo zum Test:
https://www.rechnungsprofi.eu/Downloads/Personalverwaltung/PVZE/setup_Rechnungsprofi_PVZE.exe

Handbuch:
https://www.rechnungsprofi.eu/Produkte/Manuals/Dokumentation%20Personalverwaltung.pdf

Ein Videotutorial zur Zeiterfassung finden Sie hier:



Eingabeformular für Arbeitszeiten:


 Monatsblatt als Übersicht:





Kassenbuch führen nach den GoBD

$
0
0


Buchführungspflichtige Unternehmen haben auch ein Kassenbuch zu führen. Hier werden die Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens zeitnah und nachvollziehbar dargestellt.

Wer muss eigentlich ein Kassenbuch führen?

 - Jeder, der buchführungspflichtig ist. -

Zwar gibt es auch Ausnahmen, bei denen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen befreit sind. Dies ist allerdings eher theoretisch zu verstehen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte jedes Unternehmen seine Bargeschäfte lückenlos nachweisen können.

Wozu dient ein Kassenbuch?
Es dient dem Nachweis von Geschäften mit Barverkehr sowie der Dokumentation des aktuellen Kassenbestandes.

Was gibt es zu beachten?
Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:

Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit:
Dies bedeutet, sämtliche Buchungen sind durch Belege zu untermauern. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sich ein Dritter mit angemessenem Zeitaufwand ein Bild über die Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens machen kann und sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos verfolgen.

Vollständigkeit:
Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos dokumentiert werden - wobei z.B. Tageseinnahmen aber als  Komplettsumme ausgegeben werden können. Dies gilt insbesondere, wenn Waren von geringem Wert, die an eine Vielzahl unbekannter Kunden verkauft werden (z.B. bei einem klassischen Ladengeschäft)

Zeitgerechte Buchungen:
Bareinnahmen und Barausgaben sollten täglich und aktuell erfasst werden, auch wenn wie häufig üblich erst nach Ablauf des Monats mit der kompletten Buchhaltung tatsächlich verbucht werden. Hierbei gilt es sicher zu gehen, dass die Dokumente bis zur tatsächlichen Verbuchung nicht verloren gehen,  z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Belege, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Erfassung der Belege mit fortlaufender Nummerierung.

Ordnung: 
Für EDV-Registrierkassen sowie für PC-(Kassen-)Systeme u.a. gilt die Pflicht zur  systematischen und übersichtliche Erfassung eindeutiger und nachvollziehbarer Buchungen.


Unveränderbarkeit:
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden oder auch verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Hier greift in den meisten Systemen das Prinzip des Kassenabschlusses.

Kassensturzfähigkeit:

Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen in ihrer zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Istbestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit prüfbar sein.

Es gelten folgende Grundsätze für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch:

Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

  1. Das Kassenbuch muss selbst durch das Unternehmen geführt werden und den Kassenbericht auch selbst erstellen.
  2. Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen.
  3. Alle Belege müssen fortlaufend durchnummeriert sein.
  4. Der Kassenbestand darf/kann nie negativ sein.
  5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Bank an Kasse / Kasse an Bank)
  6. Privateinlagen und Entnahmen aus der Kasse sind täglich aufzuzeichnen.
  7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen
  8. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt bzw bei einer softwaregeführten Lösung eine Stornobuchung durchgeführt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels neuer Eintragung.
  9. Die Tagesfolge muss ebenfalls fortlaufend sein (Reihenfolge nach Datum)
  10. Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
  11. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann.
Achtung! Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch!
Das Kassenbuch ersetzt nicht den Kassenbericht und umgekehrt. Ein Kassenbericht gibt Auskunft über die Gesamtsumme der Einnahmen an jedem einzelnen Geschäftstag (Kasseneinnahmen). 

Ein Kassenbuch hingegen dokumentiert alle Informationen zu einem einzelnen Geschäftsvorfall detailliert und sollte folgende Angaben enthalten:

  • Datum 
  • Beleg 
  • Belegnummer 
  • Steuersatz 
  • Einnahme in der Kasse 
  • Ausgabe durch Kasse 
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer 
  • Kassenbestand
Wer seine Belege täglich erfassen möchte, einen Kassenabschluss machen möchte - also die Unveränderlichkeit der Buchungen sicherstellen-, eine automatische Nummerierung der Belege gewährleisten möchte, den aktuellen Kassenbestand immer parat haben will und sein Kassenbuch mit dem Druckdatum versehen, dem empfehlen wir unser Produkt

rechnungsprofi Kassenbuch 

  • Download kostenlose Demo unter:
https://www.rechnungsprofi.eu/Downloads/Kassenbuch/setup_Rechnungsprofi_Kassenbuch.exe

  • weitere ausführliche Informationen:
https://www.rechnungsprofi.eu/produkte/buchhaltung/rechnungsprofi-kassenbuch/

  • Handbuch:
https://www.rechnungsprofi.eu/Produkte/Manuals/Dokumentation%20Rechnungsprofi%20Buchhalter.pdf

  • Tutorial Kassenbuch führen:


     
    • Kassenbuch Ausdruck (Muster):
      




    Viewing all 52 articles
    Browse latest View live